Zarząd
Sekretarz
Sekretarz dba o porządek dokumentacyjny i organizacyjny. Zapisuje decyzje, pomaga przygotowywać zebrania i wybory oraz sprawia, że zarząd może wracać do ustaleń i sprawnie kontynuować pracę.
Funkcję pełni
Krystian Frydryk
Obowiązki
Przygotowanie zebrań
- Przygotowuje agendę zebrania zarządu i przekazuje ją uczestnikom z wyprzedzeniem.
- Przy spotkaniach stacjonarnych upewnia się, że miejsce, warunki i potrzebny sprzęt są odpowiednie.
Dokumentacja i realizacja ustaleń
- Notuje kluczowe decyzje, zadania, osoby odpowiedzialne i terminy.
- Przygotowuje czytelny protokół i udostępnia go zarządowi w uzgodnionym czasie.
- Porządkuje dokumentację tak, aby ustalenia były łatwe do odnalezienia.
- Zbiera informacje o postępach realizacji celów i zadań członków zarządu.
Wsparcie wyborów
- Pomaga prezesowi przygotować materiały i organizację wyborów.
- Przygotowuje odpowiednią liczbę kart oraz aktualną listę osób uprawnionych do głosowania, współpracując ze skarbnikiem.
- Pomaga sprawdzić wymagane kworum zgodnie z regulaminem.
- Sporządza protokół wyborczy obejmujący wyniki, liczbę głosów i wybrane osoby.
- Przekazuje następcy uporządkowane dokumenty i sposób ich przechowywania.
Spotkania i Toastmaster Miesiąca
- Wprowadza do systemu osoby uczestniczące w spotkaniach, aby system mógł naliczać punkty w rankingu Toastmastera Miesiąca.
- Nagrywa mowy podczas spotkań, w szczególności icebreakery.
- W razie nagłej nieobecności uczestnika w miarę możliwości przejmuje jego rolę podczas spotkania.
Strona internetowa i dokumentacja
- Zarządza stroną internetową klubu.
- Porządkuje klubową dokumentację i zarządza dyskiem oraz przechowywanymi na nim materiałami.
Wsparcie zarządu i gości
- Wspiera pozostałych członków zarządu w realizacji ich zadań, a w razie potrzeby zastępuje ich.
- Wita nowych gości na spotkaniach, odpowiada na ich pytania i doradza im w różnych sprawach związanych z klubem.
Co możesz zyskać?
- Praktykę jasnego zapisywania decyzji i ustaleń.
- Umiejętność organizowania dokumentacji i przepływu informacji.
- Doświadczenie w przygotowywaniu spotkań i procedur wyborczych.
- Dokładność oraz sprawność w monitorowaniu realizacji zadań.