Regulamin klubu Toastmasters Poznań

§1 Informacje ogólne

Klub Toastmasters Poznań jest przynależy doj pozarządowej organizacji Toastmasters International  9127 S. Jamaica Street, Suite 400, Englewood, CO 80112. Klub jest zarejestrowany pod numerem 1138065.

Adres witryny: https://toastmasters-poznan.pl/

Adres spotkań klubu: Wyższa Szkoła Bankowa, ul. Ratajczaka 5/7 w Poznaniu.Każda zmiana miejsca spotkań klubu powinna być wprowadzana do niniejszego regulaminu.

§2 Członkostwo

1. Każdy opłacony członek klubu Toastmasters Poznań jest również pełnoprawnym członkiem Toastmasters International i przysługuje mu prawo do wizyt oraz dołączania na zasadach członkostwa do wszystkich klubów Toastmasters International na świecie.
2. Aby stać się członkiem organizacji Toastmasters International obowiązuje jednorazowa opłata rejestracyjna w wysokości 20 USD oraz okresowa opłata członkowska w wysokości 45 USD.
3. Dodatkowo każda osoba chcąca stać się członkiem klubu Toastmasters Poznań może być zobowiązana do uiszczenia opłaty członkowskiej na poczet klubu w wysokości zależnej od okresu, na jaki staje się członkiem. Każdorazowo wysokość opłat podana jest w momencie zapisu do klubu. 
4. Dołączenie do klubu wymagana wypełnienia papierowego lub elektronicznego formularza rejestracyjnego. Wszystkie pobrane dane są niezbędne do rejestracji członka w Toastmasters International. 
5. Dualne członkostwo – każdy członek Toastmasters International może być jednocześnie członkiem więcej niż jednego lokalnego klubu. Może wiązać się to z koniecznością uiszczenia dodatkowej opłaty członkowskiej na poczet klubu. Każdorazowo chęć dołączenia do klubu Toastmasters Poznań, jako drugiego lub kolejnego klubu należy uzgodnić z Wiceprezesem ds. Członkostwa oraz Wiceprezesem ds. Edukacji. 
6. Członkowie klubu mają przywilej uczestniczenia w specjalnych wydarzeniach organizowanych przez klub i organizację Toastmasters International takich, jak konkursy, spotkania integracyjne, Toastmasters Leadership Institute itp. Wzięcie udziału w niektórych z wydarzeń wymagać będzie wniesienia dodatkowych opłat za rejestrację. 
7. Każdy członek klubu jest zobligowany do udziału w wyborach do nowego zarządu oddając swój głos na wybranych kandydatów.
8. Każdy członek klubu może korzystać ze wszystkich oferowanych przez klub i organizację przywilejów, w tym: wybór i nieodpłatna praca z mentorem, aktywny udział w spotkaniach.

§3 Goście

1. Gość to osoba, która nie jest opłaconym członkiem żadnego klubu Toastmasters International.
2. Każdy gość  może uczestniczyć w czterech spotkaniach klubu Toastmasters Poznań bez uiszczenia opłat za członkostwo.
3. Gość biorąc udział w spotkaniu akceptuje postanowienia niniejszego regulaminu. 
4. Gość, aby stać się członkiem klubu musi wypełnić formularz rejestracyjny i dokonać opłaty składki członkowskiej.

§4 Przebieg spotkań

1. Spotkania klubu Toastmasters Poznań odbywają się w każdą środę od godziny 19:00 do 21:00.
2. Szczegółowa agenda każdego spotkania ustalana jest w systemie Eeasy Speak. Agenda zawiera dokładny plan całego spotkania wraz z kolejnością oraz czasem wszystkich wystąpień. W agendzie wymienione są wszystkie osoby funkcyjne, wygłaszający mowy oraz ich ewaluatorzy.
3. Za organizację spotkania odpowiada Zarząd klubu. 
4. Wszelkie aktualne informacje dotyczące spotkań oraz ewentualne zmiany w ich przebiegu publikowane są na bieżąco w systemie Eeasy Speak oraz na oficjalnej witrynie klubu oraz portalu Facebook.
5. Aktywny udział w spotkaniu może wziąć każdy opłacony członek klubu. W części dedykowanej, co będzie każdorazowo komunikowane, udział mogą wziąć również goście. 
6. Każdy mówca odpowiedzialny jest za wybór ewaluatora na spotkanie, na którym przemawia. Mówca może każdorazowo prosić o pomoc w wyborze ewaluatora Wiceprezesa ds. Edukacji lub innego aktywnego członka Zarządu.
7. Szczegółowy opis wszystkich funkcji na spotkaniu dostępny jest w dedykowanym podręczniku dostępnym w wersji elektronicznej na portalu Easy Speak. 

§5 Spotkania online oraz hybrydowe

1. Podczas, gdy organizacja spotkania stacjonarnego nie jest z jakiejś przyczyny możliwa, Zarząd może podjąć decyzję o organizacji spotkania w formie online lub w formie hybrydowej, która obejmuje połączenie spotkania stacjonarnego i spotkania online. 
2. W trakcie spotkania online oraz hybrydowego obowiązują te same zasady dotyczące organizacji spotkania, agendy i przebiegu spotkania zgodnie z agendą, co w przypadku spotkań stacjonarnych. 
3. Podczas spotkań online oraz hybrydowych, włączony mikrofon może mieć tylko osoba, której wystąpienie w danym czasie zostało wyszczególnione w agendzie.
4. Prowadzący spotkanie ma prawo podjąć decyzję o usunięciu uczestnika biorącego udział w spotkaniu online, jeśli ten będzie zakłócał jego przebieg lub jeśli wykryje, że zachowanie uczestnika jest sprzeczne z zasadami działania klubu oraz niniejszego regulaminu. 

§6 Obejmowanie ról

1. Spotkania klubu są planowane w taki sposób, by wszyscy członkowie mieli możliwość równego uczestnictwa poprzez realizację mów oraz obieranie ról funkcyjnych. 
2. Osoby chętne do objęcia ról funkcyjnych na konkretnym spotkaniu zapisują się na nie w systemie Eeasy Speak. 
3. Chęć wygłoszenia mowy na wskazanym spotkaniu należy wraz z imieniem i nazwiskiem osoby, która zgodziła się ją ewaluować, zgłaszać za pośrednictwem portalu Easy Speak. Decyzję o dacie wygłoszenia mowy podejmuje każdorazowo Wiceprezes ds. Edukacji lub inna osoba wyznaczona do zarządzania spotkaniem z ramienia Zarządu. 
4. Pełnienie kilku ról na jednym spotkaniu przez jedną osobę jest zabronione (poza sytuacjami szczególnymi, za zgodą Wiceprezesa ds. Edukacji lub innego aktywnego członka Zarządu). Celem wiodącym klubu jest umożliwienie każdemu członkowi aktywnego udziału w spotkaniu.

§7 Udostępnianie wizerunku

1. Każda osoba opłacająca składkę, stając się członkiem klubu Toastmasters Poznań oraz organizacji Toastmasters International  wyraża zgodę na nagrywanie oraz wykonywanie zdjęć w trakcie trwania spotkań lub innych wydarzeń organizacji. 
2. Każdy członek klubu Toastmasters Poznań, na mocy niniejszego regulaminu, wyraża zgodę na nieodpłatną publikację zdjęć oraz nagrań z jego wizerunkiem w mediach społecznościowych do celów promocyjnych. 
3. Do wykorzystania wizerunku członka klubu w celach promocyjnych nie jest wymagane podpisanie odrębnej umowy ani porozumienia.
4. Członek w każdej chwili może zażądać usunięcia jego wizerunku ze wskazaniem konkretnego materiału promocyjnego, jednak klub Toastmasters Poznań, ani jego członkowie w tym Zarząd klubu nie biorą odpowiedzialności za powstałe przed usunięciem kopie wizerunku w Internecie lub wykorzystanie go przez inne podmioty niezwiązane z organizacją Toastmasters International. 

§8 Zarząd i wybory do zarząd

1. Zarząd klubu, zgodnie z zasadami panującymi w organizacji Toastmasters International jest podstawową jednostką zarządzającą klubem, podejmującą kluczowe decyzje względem jego funkcjonowania oraz odpowiadają za przebieg spotkań.
2. Najważniejsze decyzje strategiczne dotyczące funkcjonowania klubu Zarząd podejmuje podczas dedykowanych spotkań zwykłą większością głosów
3. Zarząd klubu Toastmasters Poznań, zgodnie z zaleceniami organizacji Toastmasters International składa się z funkcji: Prezes, Wiceprezes ds. Edukacji, Wiceprezes ds. Członkostwa, Wiceprezes ds. PR, Sekretarz, Skarbnik, Dyrektor ds. Administracji, Prezes Poprzedniej Kadencji.
4. Zarząd jest wybierany na pół roczną kadencję. Wybory przeprowadzane są w maju dla kadencji lipiec-grudzień oraz w listopadzie na kadencję styczeń-czerwiec. W wyjątkowych sytuacjach wybory mogą zostać przeprowadzone w innym terminie. 
5. Prawo głosu w wyborach oraz prawo kandydowania na funkcję do Zarządu, mają wszyscy opłaceni członkowie klubu. 
6. Każdy członek klubu, zainteresowany kandydowaniem na stanowisko w Zarządzie, jest zobowiązany do potwierdzenia aktywności swojego statusu jako członka i terminowego opłacenia składki. Weryfikację można przeprowadzić na swoim profilu na portalu Base Camp lub weryfikując osobiscie ze Skarbnikiem klubu. 
7. Udział w wyborach w roli kandydata na wybrane stanowisko może odbyć się, gdy członek klubu zostanie nominowany przez innego członka klubu na to stanowisko lub gdy sam zgłosił chęć kandydowania. Osobami odpowiedzialnymi za zebranie nominacji, kandydatur oraz ich potwierdzenie sa Prezes oraz Sekretarz. 
8. Prezes oraz Sekretarz będą każdorazowo informować o formie zgłaszania nominacji, kandydatury oraz formie w jakiej należy nominację przyjąć.  
9. Na minimum tydzień przed spotkaniem, na którym mają odbyć się wybory, Prezes klubu publikuje w miejscu dostępnym dla wszystkich opłaconych członków Folder Wyborczy, który zawiera opisy sylwetek wszystkich kandydatów, którzy przyjęli nominację do Zarządu. 
10. Do przeprowadzenia wyborów konieczna jest frekwencja w wysokości minimum 51% opłaconych członków klubu. Dopuszcza się zarówno wybory stacjonarne, wybory online, jak i wybory hybrydowe, pod warunkiem, że członkowie przebywający online potwierdzą swoją obecność. 
11. W trakcie wyborów odbywa się głosowanie osobno na każdą funkcję w Zarządzie. Głosowanie może odbyć się w formie pisemnej, elektronicznej lub łączonej. Głosowanie jest tajne. W głosowaniu można zagłosować na kandydata lub wstrzymać się od głosu. Głosowanie jest ważne tylko wtedy, gdy minimum 51% opłaconych członków oddało ważny głos. Na każdego członka klubu przysługuje jeden ważny głos. Nie można oddać głosu w czyimś imieniu. Nie można oddać głosu nie uczestnicząc osobiście (w formie stacjonarnej lub onlie) w spotkaniu, na którym odbywają się wybory. 
12. Za liczenie głosów odpowiedzialny jest Sekretarz klubu. Po przeliczeniu głosów sekretarz klubu przekazuje wynik głosowania osobie prowadzącej wybory. Wyniki wyborów na poszczególne funkcje ogłaszane są niezwłocznie. 
13. Jeśli Sekretarz kandyduje na jakąkolwiek funkcję, nie może on liczyć głosów w tym głosowaniu. 
14. Jeśli na daną funkcję jest tylko jeden kandydat, tylko Sekretarz oddaje symboliczny głos i ta osoba obejmuje rolę w Zarządzie. 
15. Przed rozpoczęciem głosowania, następuje nominowanie “z podłogi”. Prowadzący wybory ma obowiązek zapytać, czy jest nominacja z podłogi – czyli nominacja osoby nie zgłoszonej wcześniej, na wybraną funkcję. Nominacja musi zostać poparta przez innego członka klubu. Następnie nominowany musi zaakceptować nominację. Jeśli nominowany zaakceptuje nominację, staje się on kandydatem na stanowisko. Następnie następuje prezentacja kandydatów. Każdy kandydat ma możliwość wygłoszenia mowy wyborczej.
16. “Nominowanie z podłogi” ma służyć poszerzeniu grona kandydatów na funkcję lub wskazania jedynego kandydata ma funkcję, na którą do dnia wyborów nie zgłosił się żaden członek. Prowadzący ma obowiązek ogłaszania nominacji z podłogi do momentu, aż wygłoszona trzykrotnie formuła, pozostanie bez reakcji członków 3 razy pod rząd lub do momentu wygłoszenia formuły 10 razy. 
17. Nominowany z podłogi ma zawsze prawo odmówić przyjęcia nominacji. Z podłogi nie może być nominowana osoba prowadząca wybory. 
18. Po ogłoszeniu wyników wszystkich głosowań, stają się one ostateczne i nie można podważyć kwalifikowalności wyborów ani wybranych kandydatów. 
19. Jeśli w trakcie wyborów nie zostanie wybrany kandydat na jakąś funkcję, nowy skład Zarządu może podjąć decyzję o nie spełnianiu tej funkcji lub o przeprowadzeniu wyborów uzupełniających w innych terminie. 
20. Jedna osoba może zostać wybrana na funkcję Prezesa tylko na okres 12 miesięcy (czyli jednej kadencji rocznej lub dwóch kadencji półrocznych). Ograniczenie nie obowiązuje w odniesieniu do innych funkcji. 
21. W klubie Toastmasters Poznań zastosowanie mają wszystkie postanowienia regulaminu Toastmasters International dotyczące wyborów, dostępengo na stronie toastmasters.org (https://www.toastmasters.org/Resources/Club-Constitution-for-Clubs-of-Toastmasters-International?fbclid=IwAR2sP1V_QxB3TtmHJaLyOnWZOsoIrFO3mLvdnSD0H5tzJJKEpcbCzweyA-A ).

§9 Dobre obyczaje

1. W klubie członkowie zwracają się do siebie po imieniu. 
2. Podczas wypowiedzi szanujemy godność, uczucia religijne oraz polityczne innych osób. 
3. Członkowie chcący wziąć udział w spotkaniu powinni nie później niż na jedną dobę przed nim potwierdzić swoją obecność w systemie Easy Speak, w szczególności gdy pełnią funkcję. 
4. Osoby występujące na scenie witamy i żegnamy brawami.
5. Przykładamy dużą wagę do posługiwania się poprawną polszczyzną. 
6. Osoby zgłoszone do pełnienia funkcji na spotkaniu w przypadku braku możliwości wzięcia w nim udziału są zobligowane do znalezienia dla siebie zastępstwa i poinformowania o tym fakcie Toastmastera Wieczoru oraz Wiceprezesa ds. Edukacji lub innej osoby w Zarządzie.
7. O ewentualnych zmianach w Regulaminie członkowie będą niezwłocznie informowani drogą mailową przez Zarząd.

Zarząd klubu Toastmasters Poznań

30.12.2021