„Czy wyglądam w tej sukience grubo?”

Po dłuższej chwili zastanowienia odpowiada … „Chyba nie!?”

To jeden ze sposób na rozpętanie III Wojny Światowej, a wystarczy zwrócić większą uwagę jak budujemy i z jaką intencją udzielamy informacji zwrotnej. Informacja zwrotna, feedback to nie tylko narzędzie w pracy, czy w Toastmasters – to element naszej codziennej komunikacji tak pracy, jak i w relacjach. 

Przeczytaj kilka poniższych rad, jak budować wypowiedź, na co zwrócić uwagę zwracając się do kogoś z informacją zwrotną, a z pewnością będziesz w stanie uniknąć nieporozumień, negatywnych emocji czy konfliktów. Przemyślana, asertywna i nacechowana pozytywnie informacja zwrotna będzie wówczas nie smutną koniecznością, a prezentem.

Komunikat „JA”

Wypowiadając się na temat kogokolwiek, czy czegokolwiek najważniejsze jest to, aby komunikować się z poziomu świadomego ja. Unikniemy w ten sposób negatywnie nacechowanych opiniotwórczych stwierdzeń, które wcale nie odzwierciedlają naszych przemyśleń, a mogą kogoś urazić. Zamiast mówić To było fatalne! powiedz Ja nie czuję się przekonany, mnie się nie podobało. Masz przestrzeń do wyrażania swojej opinii, pamiętaj, żeby podkreślać, że jest ona Twoja, że odzwierciedla tylko Twoje przemyślenia, odczucia.

Emocje (Twoje i odbiorcy)

Weź pod uwagę, że sytuacje, które wymagają udzielania sobie informacji zwrotnej generują emocje – zarówno w dawcy, jak i odbiorcy. Emocje są delikatne, jednak mają ogromną moc rażenia. Łatwo kogoś urazić i łatwo zdenerwować, niektórych trudno wyprowadzić z równowagi, za to jak już stracą temperament to nie ma czego zbierać! Mając na uwadze swoje i cudze emocje buduj to, co chcesz powiedzieć zachowując dla nich szacunek i zapewniając transparentność. Mów o tym, jakie emocje chcesz wyrazić wprost, nazywaj to, co czujesz. Udzielając informacji zwrotnej pamiętaj również, że wywoła ona emocje w odbiorcy – ostrożnie i z szacunkiem podejdź do tego, jakie emocje chcesz wywołać.

Szczerość

Tylko szczere emocje, szczere słowa są warte wypowiadania. Nie ma sytuacji, w której lepsze jest kłamstwo, kiedy przekazujemy komuś swoją opinię czy informację zwrotną. Wypowiadane przez nas słowa, jak już napisano wyżej, niosą ładunek emocjonalny, który jest bardzo delikatny. Nie szczera rozmowa, nie szczera opinia nie odzwierciedlają w żaden sposób tego, co myślimy ani czujemy, więc stanowi niepotrzebne zafałszowanie rzeczywistości.

Konkrety

Wyrażaj opinię w konkretnym temacie. Posługuj się precyzyjnymi informacjami, nie polegaj na domysłach ani plotkach. Tylko precyzyjna informacja zwrotna jest wartością dodaną dla odbiorcy. Może on wówczas wyciągnąć z niej dokładnie te elementy, których potrzebuje – co ma poprawić lub co dokładnie zrobił dobrze.

Przykłady

Kiedy mówisz o konkretnej sytuacji – posługuj się przykładami. Cytuj lub parafrazuj to, co usłyszałeś. Podaj przykład tego, co zobaczyłeś. Zawsze możesz przecież robić notatki! Np. w myślach. Powołując się na konkretny przykład jesteś w stanie uniknąć błędów poznawczych, które mogą zniekształcać Twój odbiór sytuacji. Jesteś w stanie również podkreślić jak odebrałeś daną sytuację przez pryzmat swoich emocji, w danym momencie.

Oddaj

Kiedy już udzielisz informację zwrotną, poproś o informację zwrotną! Dawaj i bierz. Bądź otwarty na to, jak przyjęta została Twoja opinia i Twoje zdanie. Wysłuchaj, jak druga osoba chciałaby się odnieść do Twoich słów. 

Wymieniając się asertywną informacją zwrotną prowadzoną z komunikatem JA, odzwierciedlającą emocje, wskazująca na konkretne przykłady jesteś na dobrej drodze do fantastycznej rozmowy. 

Powołując się na słowa Simona Sinek – zwróć też uwagę na to, żeby wybrać odpowiedni moment. Twój znajomy wystąpił w nieudanym spektaklu. Kiedy schodząc ze sceny pyta Cię, jak Ci się podobało – cały w emocjach i na adrenalinie po występie – to nie jest dobry moment, aby krytykować sztukę. Powiedz szczerze, jak cieszysz się widząc go na scenie, kiedy robi to, co kocha. Następnego dnia, kiedy emocje opadną, zadzwoń i powiedz, co myślisz na temat sztuki lub jego gry aktorskiej. Odbędziecie konstruktywną i ciekawą rozmowę, z której Twój przyjaciel zyska pomoc, wsparcie, a wasza relacja tylko na tym zyska.

Dawaj i bierz. Mów szczerze i z serca. 

„Czy wyglądam w tej sukience grubo?”

Z uśmiechem na twarzy odpowiada „Jestem szczęśliwy, kiedy patrzę, jak przymierzasz nowe ubrania, jednak w mojej ocenie ta sukienka nie jest korzystna dla Twojej figury. Może przymierz tę?”

Joanna Rymko